Puerto Rico InDesign User GroupMeeting Notes Archive
29 de septiembre de 2007
(English version below)
El pasado sábado 29 de septiembre, el InDesign User Group, capítulo Puerto Rico, celebró su reunión trimestral en el Viejo San Juan, en el Centro de Estudios Avanzados de Puerto Rico y el Caribe. El lugar es simplemente “espectacular”. Localizado en la calle Cristo, el Centro de Estudios es un ejemplo maravilloso de la arquitectura de tiempos coloniales.
El evento comenzó en punto, a las 2:30 de la tarde con una presentación de Luis Santos, miembro del grupo organizador, quien explicó algunos de los muchos beneficios de los miembros del grupo, al igual que otros detalles importantes. Como acto seguido, José M. Ramos, experto certificado en Adobe InDesign e InCopy y representante del capítulo Puerto Rico de IDUG, presentó el tema: InCopy Workflow for Publishing. Se pudieron contestar muchas preguntas del auditorio sobre la implementación de InCopy CS3 en sus trabajos y proyectos, e incluso preguntas sobre InDesign. A continuación le contamos un poco sobre lo que se consideró.
InCopy Workflow for Publishing
En una ruta editorial impulsada por la diagramación, el diseñador determina la clase de intervención que harán las personas dentro del equipo editorial. En la mayoría de los casos el editor (al igual que el corrector de estilos, jefe editorial, etc.) estará trabajando exclusivamente con el texto.
Pasos preliminares:
1– Instalar plug-ins del InCopy workflow (también conocidos como Live Edit Plug-ins) en InDesign CS2 (n/a a CS3 pues estos plug-ins estan incluídos en la instalación básica del programa).
2– Nombrar el usuario de InDesign e InCopy – Para esto deberá ir a File (bajo el menú principal), y acceder a User. Notará un apartado para el nombre y otro para seleccionar un color que identifique este usuario de InDesign. Esto es muy importante, pues es la manera en que InCopy le sigue la pista al documento.
Pasos a seguir para exportar texto para uso en InCopy:
Seleccione los stories que quiera exportar. Luego seleccione, Edit > InCopy > Add Selection to New Assignment. Al hacer esto nos aparece la ventana de New Assignment. Aquí tenemos la capacidad de nombra el Assignment, decirle a quien se la asignamos, o quién estará trabajando con esto. La magia del InCopy CS3 sucede cuando arrastramos un marco de texto encima del botón de New Assignment en Assignment Panel. Como por arte de magia, InDesign hace todos los pasos que hemos mencionado.
El lugar donde ubiquemos nuestros assignments es también importante. Típicamente los assignments su ubican al mismo nivel que los documentos de InDesign. A notarse, que el CS3 crea una carpeta llamada assignments al mismo nivel que el documento de InDesign. Dentro de esta carpeta encontraremos otra que también ha sido creado por InDesign, llamada Content (en el CS2 este proceso es manual). Tenemos también la capacidad de especificar qué verá el usuario de InCopy al abrir este assignment.
Al hacer esto, notamos que ahora el marco de texto exhibe un ornamento que indica que es un Story enlazado a InCopy (View > Show Frame Edges). Fijando la vista casualmente al panel de Assignments, notamos también que hay un nuevo Assignment pintado del color que hemos especificado y bajo esta los Stories correspondientes. Todas indicaciones de que vamos bien.
Al añadir otro story notamos que en el panel de Assignments, aunque hizo la añadidura correctamente, también nos indica que el Assignment está anticuado. Esto no quiere decir que esté vistiendo mal, sino que una vez hemos terminado el proceso de exportación debemos actualizar los assignments en el sub-menu del panel.
En InCopy
Nuestra travesía continúa ahora en InCopy. Al abrir el Assignment en InCopy notamos que tenemos varias maneras de ver y trabajar con este documento. El Story view, la cual es la opción por defecto, nos permite de manera rápida y presisa trabajar con los textos. Al insertar el cursor en una de las historias vemos en la parte inferior del programa, cuánto necesitamos añadir o editar para hacer copy fit. Cada Story está dividida por una barra gris con el nombre corresponidiente. El Galley view tiene otras peculiaridades, entre las cuales está la capacidad de ver el ancho REAL de las líneas de texto. Finalmente el Layout View, es la forma de ver el docuento tal y como se ve en InDesign.
Para editar
En Layout view, vemos que uno de los paneles nombrados es el de Assignments, y que al igual que vimos en InDesign, tiene nombrado nuestro assignment junto con los stories. También notamos el ornamento que adorna cada marco de texto. Para comenzar a editar tenemos que hacer un check out del texto. Esto lo logramos haciendo la selección del texto que queremos editar y oprimimos el botón en la parte inferior del panel de assignments. El tool tip nos indica que haremos un check out del texto. Ahora notamos que el ornamento de ese presiso marco de texto cambió y es ahora un lapicito. Esto nos indica que el texto puede ser editado y modificado por usted.
Notamos también que si el diseñador tiene el documento abierta en InDesign, le aparecerá un ornamento en el texto corresponidiente que le indica que este texto esta siendo editado por el usuario de InCopy (al que tira al medio y lo menciona por nombre), y que no puede ser modificado por otra persona. En otras palabras, todos los cambios y modificaciones se hacen en vivo y a todo color.
Sin embargo, hay ciertas cosas que el editor no podrá hacer. Las podemos resumir declarando que el editor no puede alterar el Layout, la composición del documento. Para esto deberá resistir sus deseos artísticos frustrados, y dejarle esta parte al experto en diseño que por supuesto es el diseñador. ¡Qué maravilloso concepto, el artista diseña y el editor edita!
Email based Assignments
Quizás la característica más sobresaliente de la nueva versión del InCopy CS3, es su capacidad de trabajar con colaboradores o editores externos de forma remota. Esto es ideal para aquellos talleres gráficos que dependen de escritores que trabajan de sus casas o fuera de la oficina. A esto, Adobe le llama “Email based Assignments”, o asignaciones basadas en correo electrónico. Es lógico que se llame así pues la idea tras este flujo de trabajo es que el editor ni siquiera tenga que asomarse por la oficina, sino convenientemente recibir todo por email. ¿No es así como todos nosotros deberíamos estar trabajando? Pues InCopy CS3, hace este sueño realidad, aunque dicho sea de paso, era posible lograr esto también en el CS2, pero de manera manual lo que daba lugar a la comisión de muchos “horrores”.
En CS3 el proceso está automatizado. Todo comienza en el centro de mando del Live Edit Workflow, a saber, el Assignmente panel. El diseñador hace clic en una de las asignaciones creadas y selecciona “Package for InCopy”. Este comando del panel de assignments produce un paquete que contiene todo lo que necesita la persona para abrir la asignacion en su computadora (el assignment, los stories y las imágenes tipo preview), y las envía por correo electrónico al editor. Luego, que el editor externo abre el paquete y edita el documento entonces utiliza un comando similar llamado “Return for InDesign”, o puede optar por enviarlo a otro editor para su cotejo. Para esto deberá seleccionar el comando “Forward for InCopy”. No hay duda de que esto cambia por completo la manera de trabajar de muchos... y debo decir que lo hace para bien.
José M. Ramos
Chapter Representative
PR IDUG
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Meeting Notes Archive
September 29, 2007
On Saturday, September 29th, the Puerto Rico chapter of IDUG celebrated its trimestrial meeting in Old San Juan. The locale—The Center for Advanced Studies of Puerto Rico and the Caribbean—is simply spectacular. It conserves the signature colonial architecture and decor that has made this Old City famous.
The event kicked off at 2:30 p.m. with an introduction by Luis Santos, one of our volunteers and a member of the IDUG organizing committee. He showed a very cool Keynote presentation and highlighted the many benefits of being and becoming a member of IDUG. Then, I took the stage and presented the main topic: InCopy Workflow for Publishing. Along with the valuable information presented, many questions were answered regarding the editorial workflow and the use of InCopy as well as InDesign. Here's a small breakdown of what was discussed at the meeting.
InCopy Workflow for Publishing
In a layout-driven workflow, the designer will determine the type of intervention that the InCopy users will have in a given InDesign document. In most cases, the editor will be working exclusively with the text. This is an important point to remember and our very first rule. That is, that the InCopy user CAN NOT, in any way shape or form, alter the design or layout of the document.
Preliminary steps:
1– Install InCopy Plug-ins (this is for CS2 users), which also go by the name of Live Edit Plug-ins. In InDesign CS3 these plug-ins are part of the basic program installation. Good form, Adobe!
2– Name that User! Each workstation equipped with InDesign or InCopy needs to have its user identified by the application. In other words, InDesign and InCopy both need to know your name in order to keep track of the document. To do this, you will need to select “user” under the File menu item.
Exporting to InCopy
Once the document is ready to be reviewed by the editor, you as the designer will need to export the stories to InCopy. To do this, you must select the stories that you want to export, and then select Edit > InCopy > Add Selection to New Assignment. This will trigger the New Assignment dialog box. Fill in the corresponding fields and click OK. Did I mention that an assignment is a sub-set of the InDesign document? As such, it is lightweight and easier for the editor to handle.
However, with CS3, the whole procedure mentioned above can be done by simply dragging the text frame on top of the new assignment button on the Assignments panel. InDesign CS3 will do all the hard work for you and will only prompt you to fill in the New Assignment dialog box, and the rest is automatic.
It is interesting to note where exactly InDesign is locating all the files it's generating. So, by browsing up to the location of the InDesign document, we will note a folder named “documents name Assignments". In here you will find the assignment files (.inca) and the InCopy documents (.incx). Sorry CS2 users, you will have to organize these files yourself.
Once the stories have been assigned, we will note that the text frames exported show a nice little decoration on the top left corner. These little icons are called “ornaments”, and actually serve to visually tell us the status of a given story. So please pay attention, class! You will also note these icons in the Assignments panel. (If you don’t know what I’m talking about, it’s probably because you have Show Frame Edges turned off. To turn it on, simply go to View > Show Frame Edges.)
Now in InCopy
Our journey now takes us to InCopy land. Once we open the assignment (.inca file) in InCopy we noticed that we have different ways to view it. The story view is the default and previews the document similar to the way a word processor would behave. Notice I said word processor and not Microsoft Word. Oops, I just mentioned the W word, didn't I?!? In this view, the title of each story is displayed with a grey bar on top of the actual text. We also have the galley view (very useful if you work in an advertising agency or need to work in a newspaper environment). And finally, the layout view. This will display the document the same way it would if we were using InDesign.
Doing the InCopy thing
In order to edit the text we need to first check it out. I don’t mean checking it out in the weird kind of way, but actually “checking out” is the term used by InCopy to allow someone to work on a story while preventing others to get their hands on it, or shall we say, in it. This can be done either in the Assignments panel by clicking on the check out button at the bottom of the panel, by right-clicking on the text frame (in layout view), or by simply clicking an insertion point in the text, hitting the delete key and clicking OK when prompted.
The way cool thing about all of this, is that the editing is done live (hence the term “Live edit”). This means that the designer can have the InDesign document open and be working on it and he will be notified by the small ornaments on the text frames and on the Assignments panel, that someone is working or has been working with the stories. As a matter of fact, multiple editors can be working on the same document at a time.
Email based Assignments
Probably the coolest new features of InCopy CS3 is its ability to share content with remote editors. This is what Adobe calls Email based Assignments. This is a beautiful thing if you depend on editors or copywriters or authors who live far away or who do not share a space in your office. However, it must be said that this was also possible with CS2, although it was a manual process and you really needed to know what you were doing.
Everything is handled by the Assignments panel. Once you’ve assigned the stories, you then select the one to send out, click on the Assignments menu flyout, and select “Package for InCopy”. This command will package all the necessary components for you to send it out to someone as far away as China, and have him (or her) work on the file using InCopy. Once the editor is done, he need simply follow the same procedure as described above, with the exception that he will need to choose “Return for InDesign”. Simple as apple pie.
José M. Ramos
Chapter Representative
PR IDUG
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With user group chapters across the United States, Europe, and Australia, we have gathered quite a bit of information from presenters, Adobe representatives, attendees, and industry experts during the past four years.
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